Trao quyền hiệu quả cho nhân sự không chỉ giúp giải phóng năng lượng sáng tạo và khả năng tự chủ của họ, mà còn là một trong những yếu tố then chốt để xây dựng đội ngũ mạnh mẽ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách trao quyền cho nhân sự một cách đúng đắn và phù hợp với từng giai đoạn phát triển, giúp nâng cao hiệu suất công việc và tạo nên môi trường làm việc lành mạnh, hiệu quả.
Trao Quyền Và Sự Quan Trọng Trong Quản Lý Nhân Sự
Trao quyền (empowerment) không chỉ là một trong những yếu tố quan trọng để giúp nhân viên phát triển mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp tăng cường hiệu suất tổng thể. Khi trao quyền, nhà quản lý đang trao cho nhân sự không chỉ quyền quyết định, mà còn là trách nhiệm trong công việc, giúp họ phát triển khả năng suy nghĩ, tự tin, và dám hành động.
Tuy nhiên, trao quyền không chỉ đơn giản là giao phó công việc mà không có sự hướng dẫn hay kiểm soát. Nó cần được thực hiện một cách có chiến lược và phù hợp với từng mức độ phát triển của nhân sự.
Trao Quyền Là Gì? Hiểu Đúng Về Khái Niệm Trao Quyền
Trao quyền có nghĩa là cung cấp cho nhân sự quyền tự chủ, trách nhiệm và công cụ cần thiết để họ có thể tự ra quyết định và thực hiện công việc. Tuy nhiên, trao quyền cần phải đi đôi với việc đào tạo, hướng dẫn và cung cấp nguồn lực phù hợp để đảm bảo nhân viên không chỉ “có quyền” mà còn “có khả năng” để hoàn thành công việc đó.
Lợi Ích Của Việc Trao Quyền Đúng Đắng
- Tăng cường sự sáng tạo và cải tiến: Khi nhân sự cảm thấy được tin tưởng và trao quyền, họ sẽ tự do hơn trong việc thử nghiệm các ý tưởng mới, cải thiện quy trình công việc.
- Giảm áp lực cho người quản lý: Việc trao quyền giúp quản lý tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược, thay vì bị cuốn vào các chi tiết nhỏ hàng ngày.
- Xây dựng đội ngũ mạnh mẽ: Những nhân sự được trao quyền sẽ phát triển khả năng tự chủ, trở nên đáng tin cậy hơn trong việc giải quyết vấn đề.
Các Cấp Độ Trao Quyền: Hiểu Rõ Mức Độ Sẵn Sàng Của Nhân Viên
Việc trao quyền không phải là một hành động “một lần là đủ”, mà nó cần được thực hiện theo từng giai đoạn dựa trên sự phát triển của nhân viên. Dưới đây là bốn cấp độ trao quyền dựa trên sự tự chủ và năng lực của nhân viên
Level 1: “Anh ơi, cái này làm như nào ạ?”
- Đặc điểm: Ở cấp độ này, nhân viên thường chưa có khả năng suy nghĩ độc lập và cần sự hướng dẫn sát sao từ cấp trên. Họ liên tục hỏi về các quy trình và cách thực hiện công việc.
- Giải pháp: Đây là giai đoạn huấn luyện cơ bản. Người quản lý cần cung cấp sự hỗ trợ chi tiết và hướng dẫn cụ thể cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ công việc cần làm.
Level 2: “Em tính làm như này, anh góp ý giúp em”
- Đặc điểm: Nhân viên đã bắt đầu suy nghĩ và có những đề xuất giải pháp, nhưng vẫn cần sự kiểm tra và góp ý từ cấp trên để đảm bảo tính chính xác.
- Giải pháp: Ở cấp độ này, hãy khuyến khích nhân viên tự đưa ra giải pháp, sau đó cung cấp phản hồi để họ tiếp tục hoàn thiện kỹ năng. Đây là giai đoạn trao quyền nhè nhẹ kèm theo sự hỗ trợ thực thi.
Level 3: “Em hiểu và biết phải làm như nào rồi, anh để em”
- Đặc điểm: Nhân viên thể hiện sự tự tin và đã có khả năng giải quyết công việc một cách độc lập. Họ hiểu rõ quy trình và sẵn sàng thực thi nhiệm vụ mà không cần quá nhiều sự hỗ trợ.
- Giải pháp: Ở mức này, hãy để nhân viên tự làm nhưng vẫn kiểm tra kết quả thực thi. Điều này giúp họ củng cố lòng tin vào năng lực của mình và cũng giúp quản lý theo dõi hiệu suất.
Level 4: “Em xử lý xong rồi, em báo cáo anh”
- Đặc điểm: Nhân viên đã hoàn toàn sẵn sàng chịu trách nhiệm về công việc, từ việc lập kế hoạch, thực thi đến báo cáo kết quả. Họ có khả năng ra quyết định nhanh chóng, dám chịu trách nhiệm và thực thi hiệu quả.
- Giải pháp: Đây là giai đoạn trao quyền hoàn toàn. Nhân viên có thể được giao phó những nhiệm vụ quan trọng mà không cần sự giám sát liên tục, chỉ cần báo cáo kết quả cho cấp trên.
Các Yếu Tố Cần Lưu Ý Khi Trao Quyền
Xây Dựng Lòng Tin
Trao quyền bắt đầu từ việc xây dựng lòng tin. Khi nhân viên cảm nhận được sự tin tưởng từ phía quản lý, họ sẽ tự tin hơn trong việc đảm nhận trách nhiệm và ra quyết định. Tuy nhiên, lòng tin phải đi kèm với sự giám sát hợp lý, đảm bảo rằng các mục tiêu vẫn được đạt.
Cung Cấp Công Cụ Và Tài Nguyên
Để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ khi được trao quyền, quản lý cần đảm bảo họ có đủ công cụ và tài nguyên. Điều này bao gồm cả kiến thức, kỹ năng và các công nghệ hỗ trợ để nhân viên thực thi công việc hiệu quả nhất.
Làm Thế Nào Để Đánh Giá Kết Quả Của Việc Trao Quyền?
Theo Dõi Kết Quả Thực Thi
Quản lý nên thường xuyên theo dõi kết quả mà nhân viên đạt được sau khi được trao quyền. Điều này giúp bạn hiểu rõ nhân viên có thực sự phát huy được hết khả năng của họ hay không và có cần điều chỉnh lại quá trình trao quyền hay không.
Đo Lường Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên
Nhân sự được trao quyền thường có mức độ hài lòng cao hơn trong công việc. Việc đo lường sự hài lòng của nhân viên qua các cuộc khảo sát hoặc trao đổi trực tiếp sẽ giúp quản lý đánh giá chất lượng của quy trình trao quyền.
Trao Quyền Là Một Quá Trình Liên Tục
Trao quyền là một quá trình dài hạn, đòi hỏi sự kiên nhẫn và tinh thần hợp tác giữa quản lý và nhân viên. Bằng cách thực hiện đúng phương pháp, bạn sẽ xây dựng được một đội ngũ nhân sự tự chủ, đầy trách nhiệm và hiệu quả cao, từ đó thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
